W praktyce funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych częstokroć spotkać się można z zamiennym używaniem pojęć „zarząd” i „zarządca” dla określenia podmiotu kierującego sprawami wspólnoty i reprezentującego ją w kontaktach z osobami trzecimi, należy jednak wskazać że działanie takie nie jest poprawne gdyż przedmiotowe pojęcia nie mogą być uznane za synonimy.

Przed przystąpieniem do właściwych rozważań należy dla przejrzystości dalszej wypowiedzi poczynić pewną uwagę natury terminologicznej, otóż pojęcie „zarząd” występuje w odniesieniu do wspólnot mieszkaniowych, w dwóch znaczeniach w pierwszym słowo zarząd występuje w znaczeniu przedmiotowym tj. oznacza czynność prowadzenia zarządu – zarządzania, w drugim zaś słowo zarząd występuje w znaczeniu podmiotowym tj. oznacza organ wspólnoty mieszkaniowej – dla jasności zarząd w tym drugim rozumieniu będzie określany jako „Zarząd”.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o własności lokali  Zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali. Co do zasady więc zgodnie z ustawą o własności lokali sprawami wspólnoty kieruje Zarząd. Należy jednak zauważyć, że zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Właściciele lokali mogą więc w formie aktu notarialnego ukształtować reguły zarządu w sposób przez siebie wybrany w tym w szczególności mogą powierzyć prowadzenie spraw wspólnoty podmiotowi innemu niż Zarząd tj. zarządcy. Do zarządcy w braku odmiennych postanowień umowy członków wspólnoty należy stosować przepisy dotyczące zarządu (zgodnie z art. 33 ustawy o własności lokali), właściciele lokali mogą jednak ukształtować pozycję zarządcy w sposób odmienny od pozycji Zarządu np. przez ograniczenie jego uprawnień. Najpoważniejszą  jednak różnicą pomiędzy Zarządem a zarządcą jest to, iż w skład zarządu mogą wchodzić zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali wyłącznie osoby fizyczne, nic zaś nie stoi na przeszkodzę by zarządca był osobą prawną. 

Reasumując należy wskazać, że jeżeli nie zawarto umowy o powierzenie zarządu to sprawami wspólnoty kieruje Zarząd, jeżeli zaś przedmiotową umowę zawarto sprawami wspólnoty kieruje zarządca.